Stap 3: baseer maatregelen op risico’s

PLANVORMING

1. Risicoanalyse

Neem besmettingsrisico op in de risicoanalyse van het evenement en in de taak-risicoanalyse van de productie. Overweeg ook gerelateerde risico’s, zoals de risico’s op het gebied van veiligheidsbeleving of onbegrip onder bezoekers en medewerkers.

Identificeer risicoplekken en momenten. Loop het evenement door vanaf start kaartverkoop/ promotie tot het moment dat de laatste medewerker van de afbouwploeg vertrokken is. Waar komt men elkaar tegen, en (hoe) kan dit moment of deze locatie worden ingericht ten behoeve van onderlinge afstand en hygiene? Welke middelen worden met elkaar gedeeld door medewerkers en bezoekers? Op welke plekken is mogelijk bijsturing nodig is en/of waar vaker moet worden gedesinfecteerd?

2. Afstemmen van scenario’s

Ontwikkel COVID19-gerelateerde scenario’s om te bespreken binnen je organisatie, met aannemers en met de lokale overheid. Bediscussieer in dat kader de noodzakelijke stappen tussen constatering van gezondheidsklachten, medisch onderzoek, diagnose, informeren van andere bezoekers tot nazorg.

3. Observeren en evalueren

Houd observaties bij van de publieksdoorstroming gedurende het gehele evenement. Geef aan waar de realiteit afweek van de voorspellingen gedaan in de capaciteitsberekeningen en bij de totstandkoming van de planvorming. Deel bevindingen met betrekking tot opvallende gedragspatronen en conclusies met andere organisatoren die dit kunnen gebruiken voor hun evenement of maak dit openbaar. Laat je oplossingen zien via Instagram @crowdmanagement.

ORGANISATIE EN COORDINATIE

4. Veiligheidscoördinator

De veiligheidscoördinator is verantwoordelijk voor het behalen van een adequate veiligheidsstandaard. Hij of zij geeft leiding aan de uitvoering van het veiligheidsplan, en coördineert de naleving van protocollen en vergunningen.

Onderzoek hoe de veiligheidscoördinator van jouw organisatie met zijn of haar expertise het beste coördinatie kan voeren over het minimaliseren van besmettingsrisico’s. Zijn de benodigde taken te omvangrijk om naast het klassieke takenpakket uit te voeren? Dan kan het lonen om een rechterhand aan te stellen. Bij wie je de nieuwe taken ook wegzet, zorg voor een duidelijke positionering van deze persoon in de organisatie en dat duidelijk is wat diens beslissingsbevoegdheid is.

5. Gedeeld eigenaarschap

Veiligheid is een gedeelde taak. Maak standhouders, sprekers, leveranciers, leidinggevenden en andere sleutelfiguren op een coördinerende functie verantwoordelijk voor het toezien op de regels binnen hun eigen zichtveld en organisatie.

6. Nieuwe taken en rollen

Schuif bedachtzaam in je personeelsbestand. Je hebt met een lagere capaciteit misschien minder medewerkers nodig op een plek, maar een hogere inzet van coördinatoren en observanten op de andere.

7. Stewards

Stewards kunnen als oren en ogen dienen bij het houden van toezicht op de publieksdoorstroming, en bezoekers informeren informeren over alternatieven als het bijvoorbeeld te druk is bij een toiletgebouw. Maak je gebruik van portofoons? Zet hier dan een kanaal voor op die in contact staat met de veiligheidscoördinator.

8. Briefings

Een veiligheidsplan is zo goed als de briefings die daaruit voortkomen. Investeer voldoende tijd en energie in het briefen van de gehele organisatie, standhouders en leveranciers naar aanleiding van het plan dat je schrijft.

9. Beveiliging

Beveiligers hebben een beroep waarbij fysiek contact onvermijdelijk is. Blijf daarom op de hoogte wat er gebeurt in de beveiligingsbranche en bespreek met het beveiligingsbedrijf hoe hiermee om kan worden gegaan.

Houd er verder rekening mee dat het niet naleven van een contactrestrictie onbedoeld kan zijn. Dit is geen moedwillige verstoring. Zet handhaving hierop dan ook niet te snel weg bij de beveiligingsorganisatie.

10. Gezondheidsorganisatie

De rol van de gezondheidsorganisatie zal mogelijk veranderen vanwege het virus. Er zal meer aandacht moeten komen voor het proactief signaleren van gezondheidszorgen, aan de deur en op het evenement. Mogelijk is hier een ander type zorgverlener voor nodig dan normaliter. Ga hierover indien mogelijk in gesprek met aanbieders van gezondheidsdiensten en de lokale overheid.

GEDRAGSBEÏNVLOEDING

11. Reserveringssystemen

Werken met reserveringssystemen kan verwachtingen scheppen en verrassingen voorkomen. Het is een uitstekend middel voor publieksspreiding, en bij uitstek geschikt om te gebruiken bij de centrale ingang, voor programmaonderdelen en in cafetaria.

Let op: als het implementeren van een reserveringssysteem betekent dat je buitensporige aanpassingen moet maken aan je werkwijze en organisatie, moet je nadenken of er geen minder ingrijpende manier is waarmee je je bezoekers gespreid kunt laten aankomen. Met teveel interne wijzigingen kun je als organisatie de controle verliezen over je evenement, en juist risico’s creëren.

Overweeg in de praktijk coulance bij het omgaan met bezoekers die te laat zijn voor hun reservering. Het voor aankondigen van een dergelijk systeem kan al voldoende zijn voor een goede spreiding en discussie aan de deur kan de instroom stagneren.

12. Kruisende bewegingen

Hoe kun je er voor zorgen dat je publiek op een zo snel mogelijke wijze plaats kan nemen in vergaderzalen en plenaire ruimtes, met zo min mogelijk kruisende bewegingen? Het kan werken om stoelrijen een voor een te openen en iedereen vragen door de lopen, zodat bezoekers zich op een efficiëntere manier over de stoelen en de rijen verdelen. Denk daarnaast na over een toiletbeleid.

13. Stoelreserveringen

Wees terughoudend met stoelreserveringen aangezien dit in veel gevallen meer kost dan het oplevert. Zo zullen er veel kruisbewegingen ontstaan als men op zoek is naar een specifieke stoel. Reserveer stoelen voor bezoekers die op ieder moment de zaal moeten kunnen verlaten.

14. Afzeggingen

Bij betaalde evenementen is het raadzaam om na te denken over een beleid rond afzeggingen wegens ziekte. Je wilt mensen die zich ziek voelen geen redenen te geven om het evenement niet af te zeggen.

HUISREGELS

15. Communicatie

Communicatie over regels, verwachtingen en werkwijzen was nog nooit zo belangrijk als nu. Ga ten rade wat de grootste wijzigingen en de huisregels zijn tijdens het evenement en communiceer hier ruim voor het evenement, herhaaldelijk over. Houd je berichtgeving simpel en overzichtelijk.

16. Positieve boodschap

Overweeg een speels en humoristisch element te verbinden aan je veiligheidsmaatregelen, als dat past bij je bezoekersprofiel. Het geven van ludieke herinneringen kan bewustzijn over de contactrestrictie vergroten zonder dat dit de sfeer aantast. Denk na over hoe je mensen kunt verleiden om wenselijk gedrag te vertonen zonder zaken te verbieden of af met tape te zetten.

17. Handhaving

Het houden van een verplichte minimale onderlinge afstand is als een experiment waar de meeste mensen nog nooit eerder mee te maken hebben gehad. Hoe ga je om met mensen die zich, bewust of onbewust niet aan de contactrestrictie houden? Zorg voor een antwoord op de volgende vragen,

• Uit hoeveel personen mag een groepje mensen bestaan?
• Hoe dicht mogen de mensen in dit groepje bij elkaar staan?
• Hoe ga je om met bewuste of onbewuste overtredingen?
• Hoe ga je om met herhaaldelijke overtredingen?
• Wie is verantwoordelijk voor handhaving op welke momenten?

FINANCIËLE OPTIMALISATIE

18. Een hoger verloop

Bij een teruglopende capaciteit kan het bijvoorbeeld lonen om het evenement te verkorten en op te knippen in twee dagdelen, waarin het programma zich herhaalt. Hier moet je wel voldoende personeel, middelen en ruimte voor hebben. Je moet namelijk de gasten van dagdeel 1 veilig kunnen laten vertrekken voordat de gasten van dagdeel 2 arriveren. Je kunt ook overwegen om het programma meerdaags aan te bieden.

19. Een nieuw concept

Zijn er onderdelen die je tegen betaling kunt aanbieden, buiten de bijeenkomst? Denk bijvoorbeeld aan het tegen betaling streamen van productpresentaties en lezingen. Je kunt bij sommige publieksprofielen ook van een nadeel een voordeel proberen te maken door exclusiviteit/luxe aan het evenement te verbinden (tegen een hogere prijs.)

20. Samenwerken

Gedeelde smart is halve smart. Schroom niet om de samenwerking aan te gaan met andere organisatoren om bijvoorbeeld te delen in productiekosten.