Stap 2: bepaal de capaciteit

Capaciteitsanalyses zijn complex en de werkwijze hangt sterk af van lokale context. We gaan er daarom maar oppervlakkig op in. Wil je een capaciteitsanalyse op maat uit laten voeren? Neem contact op via www.cuttheredtape.nl.

1. Maximale bezoekerscapaciteit

‘De maximale bezoekerscapaciteit’ is het maximale aantal mensen dat gelijktijdig veilig in een gebouw of op een evenemententerrein “past”. Dit betreft het aantal mensen dat op het drukste moment van de dag binnen is (inclusief personeel). Doe een gefundeerde voorspelling van de duur en tijd van het piekmoment/de piekmomenten om zo je personeel goed in te zetten en wachtrijen te voorkomen.

2. De gouden regels

Voor het ruimtelijk inrichten van evenemententerreinen gelden in de basis de volgende regels:

1. Mensen moeten zich veilig kunnen verzamelen en verplaatsen (er moet genoeg ruimte zijn)
2. Mensen moeten veilig kunnen vluchten (er moeten genoeg effectieve nooduitgangen zijn)

3. Tijdelijke aanvulling op de regels

De overheid heeft aangegeven dat alle personen op minimaal anderhalve meter van elkaar moeten blijven. Totdat deze tijdelijke regel wordt opgeheven is het belangrijk dat er door zorgvuldig gebruik van mensen, ruimte en middelen geen opstoppingen of rijvorming ontstaan.

4. Tijdelijke limiet op de bezoekerscapaciteit

1 juli – 1 september

Vanaf 1 juli mogen maximaal 100 personen gelijktijdig aanwezig zijn. Dit is inclusief personeel.

Er wordt hier gesproken over de totaalcapaciteit, dus voor alle ruimtes bij elkaar. De overheid heeft geen uitspraak gedaan over de minimale grootte die zalen moeten hebben om deze 100 personen te herbergen. Wel hebben geldt de standaardregel van anderhalve meter per persoon. Ondanks de voorgeschreven maximum capaciteit, is een capaciteitsanalyse op maat nodig om te weten hoe je veilig kunt organiseren en hoe je je locatie en personeelsinzet kunt optimaliseren.

Verwacht: 1 september – onbekend

Let op: de overheid heeft hier nog niet over besloten. De startdatum voor verdere versoepeling kan afwijken. Aangezien het plannen van een evenement tijd kost, staan we wel alvast stil bij wat waarschijnlijk zal gebeuren als de eerste fase goed bevalt.

In het protocol van de brancheorganisatie wordt een maximale bezoekerscapaciteit van 1 persoon per 10 m2 voorgeschreven voor beurshallen. Voor congreszalen geldt een maximum van 1 persoon per 5 m2. Voor een beurs met aparte vergaderzalen gelden dus beide publieksdichtheden. Deze publieksdichtheid is indicatief, en zeer afhankelijk van het publieksprofiel. Voor ieder evenement moet een afzonderlijke capaciteitsanalyse worden gemaakt.

5. Netto vloeroppervlak

De indicatieve maximale bezoekerscapaciteit moet worden gebaseerd op het netto-vloeroppervlak. Dit is het totale aantal vierkante meters waar bezoekers ongehinderd kunnen en willen lopen en staan. De dode hoekjes van het gebouw waar niets te doen is mogen hierbij niet worden meegeteld.

6. Meer dan een berekening…

Om te weten hoeveel mensen je daadwerkelijk veilig gelijktijdig op je evenemententerrein kunt ontvangen en verplaatsen moet je meerdere analyses en berekeningen uitvoeren. Het gaat verder dan de simpele rekensom die wordt gesuggereerd in diverse protocols.

De basis voor capaciteitsanalysen zijn het activiteitenprofiel, het bezoekersprofiel en het ruimtelijke profiel. Vraag jezelf bijvoorbeeld af:

• Uit welke functies bestaat het evenemententerrein, en hoe zal het publiek zich in de praktijk over deze functies gaan verdelen? Wat is het totaal hier van?
• Hoeveel personen kunnen per minuut vluchten door de op het evenemententerrein en in de subzalen aanwezige nooduitgangen?
• Hoe gebruiken mijn bezoekers het evenemententerrein, tijdens de verschillende fasen van instroom, circulatie en uitstroom?
• Zijn er bottlenecks op het evenemententerrein waar het op enig moment, in relatie tot het programma, drukker kan worden dan wenselijk?

7. Ga niet uit van het maximum

Bereken je zelf de capaciteit? Waak er dan voor dat je niet uitgaat van het maximale aantal personen dat op het netto-vloeroppervlak past. Het lijkt een goed idee om capaciteit en omzet te optimaliseren, maar het zal in feite tegenwerken. Bezoekers verspreiden zich namelijk niet gelijkmatig over het evenemententerrein, en zullen zich concentreren op bepaalde locaties. Ook houd je er bij een maximale fysieke bezetting geen rekening mee dat mensen ook ruimte innemen om te lopen en om te wachten.

Verdeel het evenemententerrein onder in functies, zoals gedaan op de plattegrond bij stap 1. Schat per functie in hoeveel mensen er op het beschikbare netto vloeroppervlak passen, maar zich daar ook zo kunnen gedragen dat ze niet continu zelf bezig hoeven te zijn met de anderhalvemeterregel. Houd hierbij rekening met de bottlenecks van de betreffende ruimte.

De veilige capaciteit aanzienlijk lager kan gaan op basis van zaken zoals:

• Onaantrekkelijke verblijfplaatsen;
• De kwaliteit van de infrastructuur;
• Bereikbaarheid en zichtbaarheid vluchtwegen;
• Aanwezigheid van los meubilair dat kan verplaatsen;
• Kwaliteit en zichtbaarheid routing en noodverlichting;
• Kwaliteit veiligheidsorganisatie, -plannen.

8. Verwerkingscapaciteit ingang

Het aantal bezoekers dat je per uur kunt ontvangen ligt aan de beschikbare ruimte bij de ingang en de duur van de handelingen die moeten worden om binnen te komen. Schrijf op welke handelingen moeten worden verricht voor de bezoeker binnen is en aan het evenement kan beginnen.

Denk aan: ticket scannen en registreren, tas controleren, jas ophangen, badge ophalen. Mocht een gezondheidstoetsing in de toekomst een vereiste worden, dan moet dit niet juist rijvorming opleveren.

Bereken de duur van iedere handeling en bereken hoeveel personen je per uur kunt verwerken. Kijk vervolgens naar het aantal personen dat de handelingen gelijktijdig kunnen ondergaan. Dit ligt aan de beschikbare ruimte en het aantal medewerkers dat de handeling verricht. De handeling met de langste verwerkingstijd is bepalend voor je capaciteit.