Cut The Red Tape

2. Plattegrond

Een goede plattegrond is onmisbaar in een crowd managementplan. Maak een vloerplan van je evenemententerrein. Gebruik designsoftware of schakel een technisch tekenaar in.

Teken je ruimtelijke inrichting op schaal. Denk aan:

De ingangssituatie (met toegangscontrole, beveiliging, garderobe, etcetera);
Beursstands (met vermelding standhouder, inrichting en capaciteit per stand);
Voorzieningen (catering, toiletten, informatiepunten, etcetera);
Overige objecten;
Vluchtroutes en nooduitgangen.

Verdeel het vloeroppervlak in functies. Denk aan:

Wandelpaden (met aanduiding van looprichtingen);
Wachtruimtes (voor ingangen, voorzieningen en vergaderzalen etcetera);
Backstage;
Rustplaatsen;
Vergaderzalen;

Als je een evenementenvergunning nodig hebt of melding brandveilig gebruik moet doen, moet je plattegrond mogelijk aan meer eisen voldoen. Neem contact op met je gemeente.

3. Wandelpaden

Bepaal hoeveel afstand je wilt houden tussen tegengestelde bezoekersstromen, en bereken de benodigde breedte vanuit het midden van het wandelpad. Een rolstoelvriendelijk design heeft eenrichtingswegen van minimaal 120 centimeter breed. In bochten is 150 cm bij 150 cm manoeuvreruimte noodzakelijk.

Niet iedereen loopt even snel. Overweeg om de hoofdaders van het evenemententerrein te voorzien van fastlanes.

Om mensen te stimuleren om voldoende afstand te houden van anderen kun je wandellijnen verkiezen boven wandelpaden (zie voorbeeld). Sommige ziekenhuizen werken met een dergelijk systeem, om publieksstromen te scheiden en richting aan te geven.

6. Safety signage en informatievoorziening

Het hebben van een samenhangend ‘bordenplan’ is belangrijker dan ooit. Laat je niet verleiden tot het plaatsen van ontelbare stickers, borden en markeringen tenzij hier een goed plan onder ligt, dat alle uitingen en decor in verband plaatst. Neem ook de parkeerplaatsen mee in dit plan.

Houd het simpel en waak voor overdaad. Teveel borden, teksten en markeringen zijn visueel uitputtend, overweldigend en zeer ineffectief. Herinner de bezoekers liever op een subtiele wijze aan de afstandsregel. Denk aan het plaatsen van prullenbakken die anderhalve meter breed en door het gebruik van groter meubilair.

Plaats safety signage op prominente plekken. Zorg dat de signage over de hoofden van andere bezoekers uitkomt, en houd hierbij ook rekening met rolstoelgebruikers. Houd bij het bepalen van de lettergrootte rekening met de leesafstand. Is signage te groot of te klein, dan zal het niet werken.

7. Ingang(en)

Op het anderhalvemeter-evenement mogen zo min mogelijk wachtrijen ontstaan. Is wachten onvermijdelijk? Zorg dan dat er een wachtruimte wordt ingericht. Dit geldt voor zowel de centrale ingang(en), als bij de ingangen van subruimtes zoals vergaderzalen.

Zorg dat bezoekers zo snel mogelijk naar binnen kunnen. Breng in kaart welke handelingen je bezoeker moet verrichten voordat hij of zij in de zaal of beurshal staat.

Bijvoorbeeld: moeten de bezoekers ergens op worden gecontroleerd voor ze binnen mogen? Is het gebruik van een garderobe te verwachten? Waar en hoe worden tickets gescand?

Positioneer de handeling die het langste duurt of de grootste kans heeft op vertragingen of storingen (zoals garderobes en tassencontroles) het meest dichtbij de fysieke ingang zodat onverhoopte wachtrijen zoveel mogelijk buiten de ingang worden gehouden. Ontwerp bij iedere handeling een wachtvak.

In stap 2 zie je hoe je kunt berekenen wat de indicatieve verwerkingstijd van je ingang is. Dit bepaalt hoeveel mensen je per uur maximaal binnen kunt laten.

9. Standinrichting

Als je als organisator een stand klaarzet voor exposanten, kun je deze naar eigen idee inrichten en meenemen in het crowd management plan. Optimaliseer de standruimte door een open stand te ontwerpen, met een informatiedesk in het midden van waaruit je de bezoeker informeert. Zo kan van de stand van alle richtingen worden benaderd.

Als een exposant zelf een stand inricht, moeten zij tijdig aangeven hoe zij dit gaan doen zodat je dit mee kunt nemen in het crowd managementplan. Door een grove uitwerking te maken van wat er geplaatst gaat worden kun je knelpunten in de infrastructuur vroegtijdig signaleren. Standhouders moeten zelf een rol nemen bij handhaving van de maximale bezoekerscapaciteit.

Plaats je de stoelen in een lege ruimte met een vlakke vloer? Je kunt de capaciteit van de zaal optimaliseren als je de stoelen plaatst in een tribune opstelling. Wil je een minimale afstand creëren tussen iedere stoel? Baseer de opstelling dan op een mozaïek van gelijkzijdige driehoeken (zie afbeelding).

Nog meer optimalisatie kan worden behaald door hier helling aan toe te voegen, zoals in veel theaters het geval is. Hoe hoger de hellingsgraad tussen stoelrijen in, des te meer stoelrijen je in de ruimte kunt plaatsen.

Houd er rekening mee dat de stoelen niet mogen verplaatsen in het geval van een ontruiming of evacuatie. Normaliter worden stoelen aan elkaar gekoppeld, maar dat is met een grotere onderlinge afstand lastiger. Ook hiervoor zijn oplossingen te bedenken, zoals het vastzetten van stoelen aan de grond, het koppelen van een tafel tussen stoelen of het gebruik van zwaarder meubilair (zoals fauteuils). Deze laatste opties zorgen er voor dat de ruimte minder leeg oogt. Alle inventieve ideeën moeten wel door de brandweer worden goedgekeurd.

11. Vergaderzalen en netwerkruimtes

Netwerken is in de anderhalvemetersamenleving uitdagender dan normaal. Op dit gebied zullen veel concepten moeten worden aangepast. Gelukkig hoef je zelf het wiel niet uit te vinden, en zullen we dat in deze gids ook niet proberen. De evenementensector is namelijk ontzettend creatief. Er worden as we write oplossingen bedacht voor dit probleem. Kijk goed om je heen hoe andere organisatoren en leveranciers nieuwe omgangsvormen bedenken.

Voor vergaderzalen kun je gebruik maken van grote, ronde tafels of je tafelopstelling baseren op het honingraatmodel. Als de tafels lang genoeg zijn kan aan iedere tafel iemand zitten op voldoende afstand van een ander. Wil je een actievere houding? Overweeg de stoelen te vervangen met barkrukken hoge, brede tafels of bars.

12. Toiletten

Het aantal toiletten dat je nodig hebt voor je evenement is afhankelijk van je programma en je publiek. Als je programma aanleiding geeft tot een gelijktijdig vertrek van je bezoekers zal er in korte tijd een hoge druk op toiletten ontstaan. Het aantal toiletten dat je nodig hebt, hangt ook af van hoe lang je bezoekers naar het toilet hebben kunnen gaan. Na een lange lezing waarbij ze vooral stil hebben gezeten zullen er meerdere mensen tegelijkertijd naar het toilet gaan dan wanneer ze daar op ieder moment de gelegenheid voor hebben.

Wil je een minimale onderlinge ruimte tussen toiletbezoekers hanteren? Je kunt er voor kiezen om urinoirs die te dicht naast elkaar hangen onbruikbaar te maken, maar je kunt ook een toiletheer/toiletdame inzetten die er op toe ziet dat er niet meer personen in het toiletgebouw komen dan wenselijk is. Overweeg om verzorgingsstations aan te bieden buiten de toiletgebouwen, waar men handen kan wassen zonder naar het toilet te hoeven.

Gebruik je een locatie met weinig toiletten? Zorg dan voor een betere spreiding van toiletbezoek door hier rekening mee te houden in de programmering. Overweeg de plaatsing van extra toiletten buiten de locatie, mits dat past bij het bezoekersprofiel en de ruimtelijke inrichting van het evenemententerrein.

Plaats plattegronden met aanwijzing naar andere toiletten bij de ingang van toiletgebouwen. Zo kunnen mensen zelf kiezen of ze wachten of naar een andere toiletgroep lopen. Voorzie daarnaast in een ruime wachtruimte voor de ingang van het toilet, zonder wandelpaden te blokkeren.

13. Catering

Stem de verwachtte piekdrukte op basis van het programma en de kaartverkoop af met de catering. Vraag de cateraars om een inschatting te maken van de gemiddelde duur per bestelling, zodat je kunt toetsen of er wachtrijen zullen ontstaan op de drukste momenten.

Voor catering gelden de bestaande HACCP regels om hygiene te waarborgen. Controle op deze regels hoort bij een leidinggevende van de betreffende horecazaak. Het kan wenselijk zijn hier een aanvullend veiligheidssysteem op in te richten door de horeca-aannemer hier op te controleren. Het dragen van handschoenen is geen wettelijke verplichting, maar wordt op diverse plaatsen voorgeschreven. De handschoenen moeten vervangen worden na elke handeling die ze kan besmetten. Vraag eventueel aan je cateraar om daar in te voorzien en om de horecamedewerkers te briefen over het juiste gebruik hiervan.

Bespreek met de lokale overheid of aanvullende benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen noodzakelijk zijn. Indien buffetten worden toegestaan is het raadzaam om door de cateringmedewerkers te laten opscheppen. Indien keukenmedewerkers of ander personeel binnen anderhalve meter van de bezoeker moeten komen, kan het nodig zijn om beschermingswanden te plaatsen.

15. Backstage

De contactrestrictie geldt ook backstage, en tijdens de op- en afbouw van het evenement. Wijs medewerkers op hun voorbeeldfunctie, en zorg ervoor dat je ook backstage duidelijke signage en hygienemaatregelen plaatst.

Ook de verwerkingscapaciteit van de leveranciers- en personeelsingang moet passen bij het aantal personen dat hier gebruik van maakt. De op- en afbouw van beurzen en congressen kenmerkt zich vaak als een plek waar veel personen met een hoge snelheid werken. Zorg dat hier ruimte voor is, en vraag bouwploegen en standhouders rekening te houden met de afstand.

In stap 2 staat een voorbeeld om te berekenen hoeveel mensen je per uur door een ingang kunt laten lopen. Dit is ook toepasbaar voor je personeelsingang. Hoe lang duurt het om crew en leveranciers in te schrijven en te briefen voordat ze mogen beginnen met hun werk? Bereken hoeveel personen je per uur de werkvloer op kunt krijgen, en neem dit mee in je productieschema.

17. Parkeren en OV

Voorspel hoe je gasten zich waarschijnlijk vervoeren. Is het een lezing op een school in een studentenstad? Dan zullen er meer fietsen komen en moet je in fietsenstallingen voorzien. Is het een professionele vakbeurs? Zorg voor voldoende autoparkeerplaatsen. Als veel bezoekers met het openbaar vervoer reizen, dan kan dit verwerkingsproblemen kosten voor het lokale vervoersbedrijf. Overweeg actief de samenwerking met hen op te zoeken in de aanloop van het evenement, of bedenk manieren waarop je de vervoersbedrijven kunt verlichten. Zo kun je je bezoekers gedoseerd laten arriveren buiten de spits, of zelf vervoersmiddelen inzetten.

18. Desinfectiestations

Bedenk een systematische manier om gemeenschappelijke middelen zoals pennen, kledinghangers, badges en andere potentiële bronnen voor ziekteverwekkers te desinfecteren. Zorg dat duidelijk zichtbaar is waar men gedesinfecteerde middelen kan vinden, en waar zij gebruikte middelen kunnen inleveren. Desinfecteer deze middelen routinematig.

Plaats sensorgeactiveerde hygienezuilen neer bij ingangen, uitgangen en op andere plekken waar besmettingsrisico is. Overweeg daarnaast desinfectiemiddelen aan te bieden waarmee bezoekers zelf oppervlakten kunnen desinfecteren als zij daar zelf noodzaak voor zien. Voor de hygiene en de veiligheidsbeleving van de bezoekers kan nuttig zijn om schoonmaakroosters op te hangen op risicoplekken, waarmee wordt aangegeven wanneer de locatie voor het laatst gedesinfecteerd is.

Stap 1: ontwerp met ruimte