Mail me op jorien@cuttheredtape.nl als je de gratis publicatie ‘ruimte voor evenementen’ wilt ontvangen, waarin ik tips en overwegingen geef die je kunt gebruiken bij het organiseren van een zakelijk evenement binnen de anderhalvemetersamenleving.

Op 6 mei werd bekend dat de voet van Rutte langzaamaan van de rem gaat. We hebben de mogelijkheid  gekregen om vanaf 1 juli kleinschalige evenementen (tot 100 personen) te organiseren, en aan te tonen dat het veilig kan. Helaas is er nog geen toestemming voor grotere zakelijke evenementen. Ook ging er een grote streep door grote publieksevenementen, maar bleef onbenoemd waar de grens daarvoor ligt.

Als kleinschalige evenementen goed gaan, dan zullen grotere zakelijke evenementen waarschijnlijk vanaf september mogelijk worden. Om deze evenementen in goede banen te leiden en om toestemming te krijgen van de overheid, presenteerde het Eventplatform op 7 mei het ‘anderhalvemeterprotocol’.

Daarin staan regels waaraan de zakelijke sector zich belooft te houden als ze weer open mogen voor een groter publiek. Veel van deze regels waren in de praktijk al beproefde crowdmanagement maatregelen. Er staan ook nieuwe corona-maatregelen in, zoals de maximale bezoekerscapaciteit van 1 persoon per 10 vierkante meter netto-vloeroppervlak.

In deze blog belicht ik er enkele, en maak ik een onderscheid tussen zaken die direct te implementeren zijn en andere regels die in de praktijk finetuning nodig hebben. Ik reageer daarna op de maximale capaciteit die in het protocol is voorgeschreven.

Doen!

Voor een centrale ingang bij een beurshal of evenemententerrein is gespreide toegang op basis van een reserveringssysteem een uitstekend idee. Wel is strakke coördinatie van dit beleid erg belangrijk – het mag niet zo zijn dat er juist opstopping ontstaat bij de ingang omdat vroege of late bezoekers moeite hebben om het terrein te betreden, of omdat de kaartcontrole meer tijd kost. Door middel van gekleurde badges of stickers kun je visualiseren voor welk tijdsslot een bezoeker komt.

Ik sta ook achter het aanbrengen van vloermarkeringen, duidelijke huisregels en signage (backstage en in publieksruimte), mits deze duidelijk zichtbaar zijn (en dus NIET dezelfde kleur hebben als de rest van het decor, iets wat je nu soms in supermarkten mis ziet gaan).

Geld is onhygiënisch, en het is dan ook een goed idee om evenementen cashless te maken. Ik ben ook blij met de verhoogde aandacht voor schoonmaak en hygiene, en de afzetschotten bij werkplekken en garderobes. Nog belangrijker is het echter dat de capaciteit van de garderobe, net als de rest van de ingang, ingericht wordt op basis van de verwachtte piekdrukte van de in- en uitstroom (en het weer dat die dag verwacht wordt). Ook de hygieneregels voor de catering zijn in de regel goed, hoewel ik de veiligheidscoördinator nu ook zou laten meekijken HACCP naleving. Dit ligt normaliter bij de NVWA.

Ook wordt met het protocol het belang van een goed logistiek plan groter. De maximale capaciteit van 1 op 10m2 en de anderhalve meter afstand gelden ook voor medewerkers. Er moeten logistieke routes uit worden gestippeld om de grote hoeveelheid personeelsleden en standhouders elkaar niet te laten kruisen. Er wordt een belangrijke rol weggelegd voor de productiemanager en site manager, bij coördineren van de afstandsregel onder bouwploegen en standhouders. Het vervangen van centrale crewcatering met lunchpakketten kan een goede manier om besmettingsrisico te verminderen.

Aandacht noodzakelijk

Forceer geen eenrichtingsverkeer.

Er wordt aangegeven dat eenrichtingsverkeer in zalen wenselijk is. Eenrichtingsverkeer kan echter ook tegenwerken. Vooral op beursvloeren. Bij effectieve crowdmanagement is het belangrijk dat publiek op een subtiele wijze gestuurd wordt, en dat men dicht bij de menselijke natuur blijft. Als je dit niet doet, zullen mensen sluipweggetjes nemen. Als je geen ruimte hebt voor tweerichting-verkeer dan kun je overwegen om zelf sluipweggetjes aan te bieden en te coördineren.

Daarnaast moet je voor goede gebruikerservaring minder ruimte bieden voor interpretatie. Bij subtiele publiekssturing beïnvloed je de keuze van de bezoeker zonder dat hij of zij het doorheeft of er een nadeel aan ondervindt. De bezoeker moet zich kunnen focussen op het evenement, en zo min mogelijk hoeven te letten op de 1,5-meter afstand. Ik schrijf hierover meer in de handreiking ‘ruimte voor evenementen’ die hier volgende week wordt gepubliceerd.

Stoelreserveringen zijn misschien niet de beste oplossing.

Toegang op basis van stoelreservering lijkt een interessant idee, want je kunt mensen gedoseerd toegang geven tot een zaal. Het lijkt op de aanpak die verschillende luchtvaartmaatschappijen nemen als ze beginnen met boarden. Ze beginnen met businessclass en priority, dan mag groep 4, 3, 2 en tenslotte 1: de mensen die op de voorste stoelrijen zitten. Met als resultaat dat het vliegtuig sneller gevuld kan worden. Maar werkt dit ook voor keynotezalen?

Deze aanpak werkt alleen als er voldoende ruimte buiten de zaal is en iedereen er op tijd is. De bezoekers moeten namelijk buiten de deur gescheiden kunnen worden in groepen. Om besmettingsgevaar te minimaliseren, wil je de bezoekers elkaar zo min mogelijk laten kruisen. Als iedereen een aangewezen stoel heeft, is er een hogere kans dat bezoekers die hun stoel zoeken anderen die al zitten zullen kruisen. Om dit probleem op te lossen moeten de mensen de rij inlopen op volgorde van hun stoelnummers. En in hoeverre ben je met deze aanpak ingericht op omstandigheden zoals bezoekers die afzonderlijk hun reservering hebben gedaan en bij elkaar willen zitten, of bezoekers die laat zijn? Dit kost tijd, organisatieskills en ruimte. Als je dit hebt, ga er dan vooral voor. Maar laat het geen regel zijn voor de organisatoren die dit niet kunnen realiseren.

Tip voor een alternatief: kijk naar beveiligingscontrole op datzelfde vliegveld. Op iedere hoek staat een medewerker die je vertelt naar welke scanner je moet lopen of in welke rij je moet staan. Zo wordt iedere scanner geoptimaliseerd en lopen bezoekers zo snel mogelijk door. Overweeg voor jouw event om de zaal rij voor rij te vullen op volgorde van aanwezigheid. Houd de stoelen aan de zijkant vrij voor mensen die de ruimte op ieder moment moeten kunnen verlaten.

Zet de corona-coördinator duidelijk weg in je organisatie.

De meeste successen zijn afhankelijk van de coördinatie die gevoerd wordt op het plan, en op plekken waar mogelijk bottlenecks zijn en publieksopstoppingen ontstaan. Een corona-coördinator is een goed idee, aangezien die persoon er voor kan zorgen dat het protocol daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Maar hoe verhoudt deze persoon zich tot de veiligheidscoördinator van het evenement, dat verantwoordelijk is voor alle andere veiligheidszaken, en crowdmanagement? Er zit overlap in taken en verantwoordelijkheden die verhelderd moeten worden. Als het protocol onderdeel wordt van het takenpakket van de veiligheidscoördinator, moet hij of zij wellicht andere taken uitbesteden. Een goed idee kan zijn om sectorcommandanten aan te stellen met “ogen en oren” die enkel toezicht houden op risicoplekken en ter alle tijden informatie kunnen doorgeven voor snelle besluitvorming. Als er een corona-coördinator komt, moet duidelijk zijn welke plek hij/zij heeft in het organogram en hoe diens werkzaamheden zich verhouden tot de veiligheidscoördinator.

Tot slot: de maximale capaciteit

Het protocol schrijft een maximale bezoekerscapaciteit voor van 1 persoon per 10 vierkante meter en 1 persoon per 5 vierkante meter in vergaderzalen en plenaire ruimtes.

Ik zie in mijn netwerk steeds meer meningsverschillen ontstaan over een veilige bezoekerscapaciteit per vierkante meter. Er wordt gesproken over 1 persoon per 2.25 m2, 1 persoon per 3.60 m2, en nu komt er dus een regel voor 1 persoon op 10 m2. Vanwaar dit grote verschil?

Normaliter wordt bij een capaciteitsberekening voor evenementen uigegaan van het aantal mensen dat fysiek op het netto-vloeroppervlak in de ruimte past en veilig weg kan, met aftrek van een aantal belangrijke factoren. In theorie zou er met 1,5 meter onderlinge afstand fysiek inderdaad 2,25 m2 beschikbaar moeten zijn per persoon. (Dit is enkel met de aanname dat de 1,5-meter regel geldt van hoofd tot hoofd, niet schouder tot schouder),

In deze simplificatie wordt geen rekening gehouden met zaken als:

• Het publieksprofiel, de zelfredzaamheid en gedragingen. Zou de specifieke bezoeker voor het evenement het wel naar zijn zin hebben bij optimale bezetting van het vloeroppervlak?
• Het feit dat mensen zich niet gelijkmatig over de vloer verdelen, en zich onverwachts kunnen gedragen.
• Er verschillende functies zijn voor verschillende vloeroppervlakken, waar op sommige plekken meer vloeroppervlak per persoon nodig is
• De aanwezigheid van bottlenecks, verwerkingscapaciteit ingangen, uitgangen en andere voorzieningen.
• De kwaliteit van de infrastructuur en veiligheidsorganisatie

Met inachtname van bovenstaande kom je vaak op minstens het dubbele uit van wat er in theorie, fysiek mogelijk is. Ieder evenemententerrein heeft echter een capaciteitsanalyse op maat nodig.

Ik heb de berekening er op diverse beurshallen en evenemententerreinen losgelaten, en ik kom er keer op keer achter dat de 1 of 10m2 alleen te verklaren is met flinke veiligheidsmarges (tot 200%).

De voorgeschreven maximale capaciteit sluit aan bij die van de retailsector en de recreatieve sector. De zakelijke sector lijkt hier dus in mee te zijn gegaan, wat logisch lijkt. Als met deze ruime norm het vertrouwen kan geworden door de overheid en voldoende veiligheidsmarge kan worden geboden dan sta ik daar in principe achter.

Maar… er moet meer capaciteit mogelijk zijn binnen het anderhalvemeter-vereiste. De evenementensector is namelijk niet hetzelfde als de retailsector. We lopen niet rond met winkelwagentjes, en we bouwen “de evenementenwinkel” op voor een zeer korte termijn (soms maar een dag) waardoor het nog belangrijker is om de capaciteit te optimaliseren.

Nu is een veiligheidsmarge in deze fase goed, aangezien de zorgen voor besmetting hoog is en we dit risico zo laag mogelijk willen houden. Wel moeten we ervoor waken dat we niet de ene op de andere veiligheidsmarge blijven stapelen totdat alle maatregelen die we nemen “voor de zekerheid” zijn. Het is immers waarschijnlijk dat er in de 1,5-meter regel ook al een veiligheidsmarge zit (er zit een internationale discrepantie in). We moeten onze besluiten goed kunnen blijven motiveren, zoals bij een capaciteitsanalyse op maat voor een evenement. Hier zijn tegenwoordig uitstekende methodieken en simulatiesoftware voor, waar ook een veiligheidsmarge in kan worden opgenomen.

Naast luchthavens is dit de sector waar veel kennis beschikbaar is over crowd management. Laten we dan ook vanaf het moment dat het protocol in werking wordt gebracht goed observeren en evalueren of de veiligheidsmarge in de praktijk nodig was, of dat er op termijn meer ruimte kan worden gegeven aan het uitvoeren van capaciteitsanalyses op maat, waarin meer rekening wordt gehouden met bovenstaande punten.

Ik stel een gratis “to do” gids beschikbaar met tips en overwegingen die belangrijk zijn bij het organiseren van een evenement in de anderhalvemetermaatschappij. Hebben? Laat het me hieronder even weten.