In mijn netwerk zie ik veel organisatoren en producenten die in deze onwerkelijke periode aan de slag blijven. Druk met het initiatieven als drive-in events, buitentheaters, decentrale evenementen en zelfs anderhalvemeterfestivals… De meeste van deze initiatieven kunnen helaas niet plaatsvinden onder de noodverordeningen die van kracht zijn.
Gemeenteambtenaren staan voor de helse taak om nee te verkopen aan ondernemers, in afwachting van een goed juridisch fundament en besluiten op bestuursniveau. Er klinkt toenemende kritiek op het vacuüm waar de evenementenwereld in zit, omdat het ontbreekt aan maatwerk. Daarnaast verliezen de noodverordeningen hun houdbaarheid, en bedreigt de ‘Corona-noodwet’ grondrechten en democratie.
Ondertussen schuift de beslissingsbevoegdheid over evenementen langzaam terug naar de burgemeesters. In anticipatie hierop zijn ambtenaren in het hele land druk bezig met het opstellen van beleid om met evenementen en bijeenkomsten om te gaan. Het is de bedoeling dat deze documenten richting geven aan de vele dilemma’s die ze tegen gaan komen zodra vergunningen weer in behandeling worden genomen.
Het opstellen van coronabeleid is niet zonder valkuilen. Er is gevaar voor overregulering en toenemende bureaucratie, die meer risico opleveren dan ze wegnemen. Lees daarom in deze blog enkele inhoudelijke zaken om hierbij in overweging te nemen.
1. Start met een visie
Baseer het beleid op een visie. Waar wil de gemeente naartoe met het beleid, en welke doelstellingen horen hier bij?
2. Verken taken en bevoegdheden
Zolang de noodklok luidt, gelden andere bevoegdheden. Zo hebben het College van B&W en de Veiligheidsregio een belangrijke rol op het gebied van infectieziekten. Hoe verhouden deze taken en bevoegdheden zich binnen een evenementenvergunningtraject? En is de expertise van de vergunningverleners en de vaste poule van adviseurs nog wel toereikend?
3. Benader zowel veiligheid als economie
Zorg er voor alle dat neuzen binnen de organisatie dezelfde kant op staan. Stel een integrale projectgroep op waarin economie, gezondheid en veiligheid verenigd zijn. Betrek ook de operationele beleidsmedewerkers. Alle kaders binnen het beleid moeten begrijpelijk en inzichtelijk genoeg zijn om de naleefbaarheid hiervan te verhogen. Organiseer discussiebijeenkomsten waarbij lokale ondernemers inbreng kunnen leveren aan het beleidsstuk. Investeer in goed voorzitterschap voor deze vergaderingen.
4. Geef inzicht in de toetsingskaders
Zorg met de input van de veiligheidsregio, crowd managementadviseurs en andere relevante specialisten voor een inzichtelijk toetsingskader voor vergunningaanvragen op basis van besmettingsrisico’s. Maak voldoende inzichtelijk aan welke type evenementen bij voorbaat wel of geen medewerking kan worden verleend, en geef hier een duidelijke onderbouwing bij.
5. Geen ‘coronaplan’ maar veiligheidsplan
Waak voor “corona-beleid” dat andere reële risico’s overschaduwt. Vraag in dit kader niet om ‘coronaplannen’ in aanvulling op de vergunningaanvraag. De virusuitbraak en de sociale gevolgen hiervan zijn risico’s die moeten worden opgenomen in de risicoanalyse, en de maatregelen die worden genomen om besmetting te voorkomen kan beter een plek krijgen in het veiligheidsplan. Zie een voorbeeld van een veiligheidsplan op www.cuttheredtape.nl/downloads.
6. Werk samen met ondernemers
Gebruik de kracht van de organisatoren om tot veiligheidsplannen te komen die passen bij de vele verschillende publieksprofielen, evenemententerreinen en type ondernemingen. Onder het mom van “we moeten het samen doen” zou het daarnaast niet misstaan om kerngroepen op te richten waarin de gemeente en haar ketenpartners hun krachten bundelen met ervaren crowd managers en lokale ondernemers. Deze groepen kunnen kennis en expertise delen met kleinere ondernemers die dit nodig hebben. Waak hierbij wel voor belangenverstrengeling.
7. Geef transparantie in overwegingen
Er zal een loep op het beleidsstuk liggen vanwege de collectieve aandacht die aan de virusuitbraak gegeven is. Wees transparant over onderliggende motivaties, en laat de lancering van het beleid onderdeel uitmaken van een COVID19 communicatieplan.
8. Verlies geen tijd
Iedere dag in het evenementenvacuüm is een dag dieper in de problemen. Ondernemers gaan door zweer waar weer. Denk na over welke mate van dienstverlening passend is in deze situatie en investeer in richtlijnen, kennisdeling en begeleiding.
Hulp nodig?
Neem contact met me op als dit je aanspreekt, en je gratis van gedachten wilt wisselen hoe bovengenoemde overwegingen kunnen worden toegepast binnen jouw gemeente. Ik ben ook in te huren voor advies, training en begeleiding van vergunningverleners.